Close-Partner · KI-Automatisierung & CRM
Closeformance baut CRM-Systeme und KI-Automatisierungen für Vertriebe mit vielen Leads. Jeder Lead wird in Sekunden verteilt, automatisch nachgefasst und über WhatsApp, SMS oder E-Mail erreicht. Dein Team führt nur noch Gespräche.
Das Marketing liefert den Lead. Was in den Stunden und Tagen danach passiert, entscheidet über den Umsatz. Genau dort verlieren die meisten Vertriebe ihr Geld, an vier Stellen.
Der Lead wartet Stunden auf den ersten Anruf. Bis dahin hat er längst woanders angefragt.
Nach zwei, drei Versuchen gibt das Team auf. Der Lead war bezahlt und landet in der Ablage.
Excel, Postfach, privates WhatsApp. Niemand weiß, wer wann mit wem gesprochen hat.
Keine Quoten, keine Berichte. Was nicht funktioniert, fällt erst am Monatsende auf.
Das Closeformance-System schließt alle vier Lecks automatisch.
Wir bauen nicht ein CRM und hängen ein paar Zaps daran. Wir bauen den Weg eines Leads vom ersten Klick bis zum Abschluss, Modul für Modul, und jedes weiß, was das andere getan hat.
Close, HubSpot, Pipedrive oder eigene Lösung
Das Fundament: ein CRM, das genau abbildet, wie dein Vertrieb arbeitet. Als Close-Partner bauen wir am liebsten in Close, setzen aber genauso HubSpot, Pipedrive oder eine eigene Lösung auf.
Ergebnis→Jeder weiß, was als Nächstes zu tun ist.
Fair verteilt, in Sekunden
Jeder neue Lead landet sofort beim richtigen Berater. Fair nach Kontingent statt nach Zufall, mit Push aufs Handy. Die Vertriebsleitung steuert die Verteilung selbst, ohne Entwickler.
Ergebnis→Kein Lead wartet auf seinen ersten Anruf.
Kein Lead fällt durch
Das System erkennt jeden Anruf und plant das Nachfassen: wieder anrufen, schreiben, erinnern, bis ein klares Ergebnis steht. Antwortet der Kunde, übernimmt sofort der Berater.
Ergebnis→Jeder Lead endet mit einem klaren Status.
WhatsApp, SMS, E-Mail, Telegram
Nachrichten auf dem Kanal, auf dem dein Kunde wirklich antwortet: WhatsApp aus der Nummer des Beraters, SMS, E-Mail und Push an dein Team. Jede Nachricht steht danach im CRM.
Ergebnis→Mehr Antworten, weniger No-Shows.
Die Pipeline pflegt sich selbst
Der Berater trägt nach dem Gespräch nur das Ergebnis ein. Phase, Aufgaben, Termin-Links und die Verkaufschance folgen automatisch. Doppelpflege gibt es nicht mehr.
Ergebnis→Die Pipeline stimmt, ohne dass jemand sie pflegt.
Zahlen, auf die man sich verlassen kann
Weil jeder Schritt im System passiert, stimmen die Zahlen: Reaktionszeit, Termin-, Show- und Abschlussquote je Berater. KI fasst Gespräche zusammen, bewertet Leads vor und meldet, wenn etwas hängt.
Ergebnis→Entscheidungen auf Basis echter Zahlen.
Medinorum berät Menschen im Gesundheitswesen zu Absicherung, Vorsorge und Vermögensaufbau. Das Team arbeitete mit einem gewachsenen CRM voller Altlasten. Wir haben das Closeformance-System aufgebaut, getestet und den kompletten Bestand in einer Nacht übernommen.
Altes CRM
Closeformance-System
Dasselbe System für deinen Vertrieb?
| Standard-CRM | Closeformance-System | |
|---|---|---|
| Lead-Verteilung | per Hand oder reihum | automatisch und fair, in Sekunden |
| Erster Anruf | wenn jemand Zeit hat | sofort, der Berater wird benachrichtigt |
| Nachfassen | endet nach zwei, drei Versuchen | läuft automatisch bis zum klaren Ergebnis |
| Nachrichten | privat vom Handy, nirgends dokumentiert | WhatsApp, SMS und E-Mail, alles im CRM |
| Pipeline | Doppelpflege, veraltet | pflegt sich selbst |
| Berichte | Excel am Monatsende | live, je Berater und Team |
| Anpassungen | Ticket an den Entwickler | schnell und ohne Umbau |
| Fehler | fallen auf, wenn Kunden sich beschweren | werden sofort gemeldet |
Ein performantes CRM-System braucht zwei bis vier Wochen. Steht es einmal, geht die Migration schnell: Bestandsdaten ziehen in Stunden um, nicht in Wochen.
Im Erstgespräch nehmen wir deinen Vertrieb auf: Leads, Team, Tools, Zahlen.
Wir analysieren jeden Schritt und bauen den Ablauf, der Leads nicht mehr verliert.
Dein Vertrieb als Bauplan: Phasen, Regeln, Nachrichten, Berichte. Du gibst ihn frei.
Aufbau in einer Testumgebung, Probelauf mit deinen echten Daten, bis alles stimmt.
Umstieg über Nacht, Einweisung des Teams, zwei Wochen enge Begleitung.
Bewerbungsfunnel, Setter und Closer, Termine über mehrere Stufen.
Viele Erstgespräche, wenig Zeit für Nachfassen und Pflege.
Faire Verteilung im Team, Einwilligungen sauber dokumentiert.
Bestandskunden, Cross-Selling und Service in einem System.
Lange Entscheidungswege, Wiedervorlagen zur richtigen Zeit.
Anruflisten, Quoten und Steuerung für die Vertriebsleitung.
Hunderte Leads pro Woche, Dubletten, schnelle Reaktion.
Lass uns prüfen, ob es passt.
Closeformance ist klein und technisch. Kein Kundenberater dazwischen, keine Übergabe an ein Team, das dich nicht kennt.
CEO01 / 03
Strategie · Operations · Entwicklung
Am liebsten auf Close: Wir sind offizieller Close-Partner. Die Automatisierung dahinter läuft über n8n, die Nachrichten über WhatsApp, SMS, E-Mail und Telegram. HubSpot, Pipedrive oder dein eigenes CRM bauen wir genauso auf.
Offizieller PartnerBeides geht, n8n gibt es als Cloud-Dienst und zum Selbst-Hosten. Meist setzen wir n8n selbst gehostet auf einem eigenen Server für dich auf. So behältst du die volle Kontrolle über Daten und Abläufe, und es fallen keine Kosten pro Ausführung an.
So bauen wir es auf: In der Self-Host-Variante läuft n8n auf einem Server in der EU, zum Beispiel in Deutschland, und die Daten deiner Automatisierungen bleiben dort. Für das CRM selbst gelten die Datenschutzregeln des jeweiligen Anbieters. Die gehen wir in der Systemanalyse gemeinsam mit dir durch.
Weil Close für Teams gebaut ist, die telefonieren und abschließen. Telefonie, E-Mail, SMS und Aufgaben liegen in einer Oberfläche, Anruflisten arbeiten sich von oben nach unten ab, und neue Berater finden sich in Tagen zurecht statt in Monaten. Als Close-Partner kennen wir das System bis in die Schnittstelle. HubSpot und Pipedrive bauen wir genauso: Passt dein Prozess besser dorthin, sagen wir dir das und setzen ihn dort um.
Nicht unbedingt. Arbeitet ihr schon mit Close, bauen wir das Closeformance-System direkt in eurem Konto auf und übernehmen den Bestand. Nutzt ihr ein anderes System, zeigen wir dir in der Analyse, was Close für deinen Vertrieb besser macht und ob sich eine Migration lohnt. Grundsätzlich lässt sich vieles auch ins bestehende CRM einbauen; das prüfen wir genau, bevor wir dir etwas empfehlen.
Die Nachrichten gehen aus der WhatsApp-Nummer des zuständigen Beraters raus, nicht von einem anonymen Firmen-Bot. Der Kunde antwortet also einem Menschen, den er kennt. Das System schreibt zur richtigen Zeit, mit Vorname und passendem Link, prüft vor jedem Versand, ob alles stimmt, und legt jede Nachricht im CRM ab. Antwortet der Kunde, stoppt die Automatik und der Berater bekommt die Aufgabe zum Rückruf.
Automatische Nachrichten gehen bei uns nur an Kontakte, die eingewilligt haben. Die Einwilligung wird mit Datum am Lead gespeichert, und wer „Stop“ schreibt, bekommt keine automatische Nachricht mehr. Den Wortlaut deiner Einwilligung prüft dein Datenschutz; wir bauen das System so, dass es ihn sauber umsetzt.
WhatsApp, SMS, E-Mail und Telegram, dazu Anrufe und Termine. Welcher Kanal wann zum Einsatz kommt, richtet sich nach deiner Zielgruppe: Pflegekräfte im Schichtdienst erreicht man anders als Unternehmer. Für dein Team gibt es Push-Nachrichten aufs Handy, sobald ein Lead eingeht oder ein Kunde antwortet.
KI dort, wo sie Arbeit spart und sich prüfen lässt: Zusammenfassungen nach jedem Gespräch, eine Vorbewertung neuer Leads, Hinweise auf Auffälligkeiten in den Zahlen und Alarme, wenn ein Ablauf hängt. Die Entscheidungen im Vertrieb trifft weiter dein Team, und jede Regel bleibt nachvollziehbar.
Für ein performantes CRM-System solltest du zwei bis vier Wochen einplanen: Analyse, Prozess-Optimierung, Blueprint, Aufbau und Testmigration. Steht das System, geht die Migration schnell. Bei Medinorum war der komplette Bestand in einer Nacht umgezogen.
Ja, immer. Das CRM läuft auf deinem Konto, die Automatisierungen auf deinem Server oder einem, den wir für dich betreiben, und jede Zahl siehst du in deinen eigenen Berichten. Wenn du irgendwann ohne uns weitermachen willst, nimmst du alles mit.
$ systemanalyse --start
In 30 Minuten gehen wir deinen Ablauf vom Lead bis zum Abschluss durch. Danach weißt du, wo Leads verloren gehen und welche Module bei dir am meisten bringen.
